Guideline Marketing Call dalam melakukan kerjasama sponsorship dengan suatu perusahaan

Berikut ini merupakan panduan bagi teman-teman HPD pada suata kegiatan acara yang melaksanakan kerjasama dengan sponsorsi untuk melakukan Marketing Call (MarCall). Marcall sebaiknya dilakukan antara pukul 09.00 s.d 11.00 & 13.30 s.d 16.30 . Dalam berkomunikasi dengan pihak media partner, HPD harus melaksanakan hal-hal penting yang ada pada lembar terakhir Guideline MarCall ini.


Ket : kalimat yang pakai tanda kurung tidak perlu disampaikan apabila tidak diperlukan.
O : Operator Perusahaan
H: HPD
M: Media Partner (pihak promosi perusahaan)

1.
O: Halo, selamat pagi dengan harian X, bisa dibantu?
H: Selamat pagi, Pak. Saya Angelina Jollie dari Fakultas Ekonomi UNJ. Saya ingin menawarkan kerjasama media partner dengan harian X. Bisa disambungkan dengan bagian promosi?
(kira-kira bisa disambungkan dengan siapa ya, Pak?)
O: Baik, harap menunggu…..
2.
M: Halo
H: Selamat pagi, Pak. Saya Angelina Jollie dari Fakultas Ekonomi UNJ. Saya ingin menawarkan kerjasama media partner dengan harian X.
M: Untuk acara apa ya, Mbak?
H: Acara EA EXPO, Pak. Ini adalah rangkaian acara dimana didalamnya terdapat pertandingan olahraga, lomba cerdas-cermat, seminar islam, dan bazaar untuk para mahasiswi jurusan EA FE UNJ dan siswa siswi SMA.
M: Kapan ya acaranya?
H: minggu ketiga dan keempat bulan april, serta mingu kedua dan ketiga bulan mei 2010, Pak.
M: Dikirim aja mbak proposalnya…
H: Bisa lewat email, Pak? (kalo bisa, lanjut ke nomor 3, kalo ngga bisa langsung ke nomor 4)

3.
M: Bisa, kirim saja ke email __________
H: Baik, saya ulangi ya, Pak. __________
M: Benar…
4.
M: Yah, maaf Mbak. Kapasitas email saya yang dari perusahaan dibatasi. Kalo dikirim langsung aja bisa ga Mbak?
H: Kalau lewat fax, bisa Pak?
• M: Ga bisa (lanjut ke nomor 5)
• M: Bisa, ke 12345678
H: Saya ulangi, ya Pak. 12345678
M: Ya, betul. (lanjut ke nomor 6)

5.
H: Kalau via pos, kemana ya Pak?
M: Ke Jl.AbaMama no.6 (Kalau perlu cari alamat lengkapnya di internet)
6.
H: Baik, Pak. Akan saya kirim dengan segera. Boleh tau nama lengkap Bapak?
M: Subekti Agustiantoro
H: Baik, Bapak Subekti Agustiantoro bagian promosi harian X ya Pak….
M: Iya, betul Mbak.
H: Boleh tau nomor HP Bapak? Agar nanti saya lebih mudah untuk menghubungi Bapak.
M: Boleh, 085577676676
H: Saya ulangi ya Pak, 085577676676. Kira-kira kapan saya bisa follow up ya Pak?
M: 2 hari lagi ya Mbak.
H: Baik Pak, 2 hari lagi saya telvon ya Pak. Kira-kira sekitar pukul berapa?
M: Pagi aja deh, Mbak sekitar jam 9.
H: Baik, Pak. Kami tunggu kabar baik dari Bapak. Terima Kasih.
M: Oke, sama-sama

7. (FOLLOW UP)
2 hari kemudian
H: Halo selamat pagi, dengan Bapak Subekti Agustiantoro?
M: Iya, betul
H: Bapak, saya Angelina Jollie dari Fakultas Ekonomi UNJ yang tempo hari menawarkan kerjasama media partner untuk acaraEA EXPO. Tanggapan Harian X bagaimana, Pak?

8. (kalau diterima)
M: Acaranya menarik nih mbak, kita mau jadi media partner.
H: Baik, Pak. Terima Kasih. Kapan saya bisa dating untuk persentasi (*MoU), Pak?
M: Besok bisa, Mbak? Mbak datang ke kantor kita aja sebelum jam makan siang.
H: Baik, Pak. Boleh minta disiapkan softcopy logo harian X? (softcopy logo tsb untuk dicantumkan ke poster,dll)
M: Bisa, Mbak.
H: Baik, Pak. Besok kira-kira jam10 saya akan datang ke kantor harian X.
Terima kasih, ya Pak.
9. (kalau ditolak, Jangan Menyerah, terus Semangat!)
M: Maaf Mbak, kayanya kita belum bisa bekerjasama.
H: Kalau boleh tau kenapa ya,Pak?
M: Acara kita di bulan April udah penuh. Ungkin next time kita bisa bekerja sama. Kalau ada acara-acara lain kirim aja proposalnya..
H: Baik, Pak. Mungkin lain kali kita bisa bekerjasama. Terima Kasih, Selamat Siang.


Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam melakukan Marketing Call, antara lain:
- Nada bicara harus sopan,santun dan manis.
- Waktu menjelaskan kegiatan acara bersangkutan, HPD harus benar-benar menjual acara tersebut.
- Kalau ditolak, jangan cepat demotivasi. Kalian masih punya media partner lain yang mau kerjasama dengan kalian!!
- Mental harus tangguh, sering banget ada media partner yang menunda-nunda jadi kita harus tetap gigih menelpon.
- Setelah menghubungi media partner 1, lanjut lagi menghubungi media partner lain dengan gesit, gigih, jangan lamban dan penuh SEMANGAT! Luangkan waktu demi kesuksesan acara tersebut!
- Jam Markcall yang efektif adalah jam 9-11 pagi. Tapi, kalo terpaksa, jam 14-17 juga boleh.
- Nomor telepon yang salah jangan jadi hambatan. Telepon 108.